¿Eres una persona emprendedora? ¿Buscas ampliar tu negocio en España o constituir una sociedad en el extranjero? Si es así debes tener en cuenta que la traducción correcta de la documentación empresarial resulta imprescindible para que tu proyecto pueda tener viabilidad legal en otro país. En la mayoría de las ocasiones es necesaria una traducción jurada para otorgarles validez legal.
En este artículo te indicamos qué documentos necesitas traducir para crear una empresa en otro país. También te informamos de los requisitos más habituales, mostramos ejemplos de situaciones concretas, así como te facilitamos algunos consejos prácticos para evitar retrasos o problemas legales.
La importancia de traducir correctamente la documentación empresarial
Si como inversor optas por establecer una empresa en un nuevo país, te enfrentas a dos grandes retos: cumplir con los requisitos mercantiles y fiscales de la nueva jurisdicción, y aportar documentación con plena validez jurídica.
Los organismos receptores —registros mercantiles, notarías, cámaras de comercio, ministerios de economía o de inversión extranjera— no aceptarán documentos en un idioma que sea distinto al oficial. Por ello es necesario llevar a cabo una traducción jurada que garantice:
- Que la traducción es fiel al documento original, evitando así malentendidos en cláusulas o estatutos.
- Que pueda ser admitida en trámites oficiales.
Documentos que deben traducirse para crear una empresa en el extranjero
El tipo de documentos a presentar dependerá del país de destino y de la forma societaria elegida (sociedad limitada, anónima, filial, sucursal, joint venture). No obstante, hay una serie de documentos recurrentes que casi siempre se solicitan:
1. Escritura de constitución y estatutos sociales
Los estatutos sociales son la base de cualquier empresa: establecen el objeto social, la estructura de capital, la forma de administración y las reglas internas de la compañía.
Ejemplo:
- Una sociedad limitada española interesada en abrir una filial en Alemania debe traducir al alemán los estatutos inscritos en el Registro Mercantil de España para poder registrarlos en el Handelsregister alemán.
2. Certificados registrales y mercantiles
Si tu intención es crear una empresa en otro país, lo habitual es que la administración pida certificados que acrediten que la sociedad matriz existe y está al día en sus obligaciones.
Documentos habituales:
- Certificado del Registro Mercantil.
- Certificado de vigencia de la sociedad.
- Certificado de buena conducta comercial (Good Standing Certificate).
Ejemplo:
Un inversor sueco que desea abrir una sucursal en España debe aportar un certificado de vigencia de la sociedad expedido por el registro mercantil sueco y traducido al español para que lo admita el Registro Mercantil español. Este es un caso bastante habitual en la Costa del Sol donde los clientes nórdicos suelen requerir los servicios de Andraca y Román Traductores Jurados.
3. Poderes notariales
Es muy posible que tu día a día laboral sea tan intenso que te falten horas para poder abarcar todo. Para descargarte un poco de tus numerosas tareas puedes nombrar un representante legal en el país de destino que se encargue de gestionar los trámites de creación de la nueva empresa. Ese poder notarial debe traducirse oficialmente.
Ejemplo:
Una empresa mexicana otorga poderes a un abogado en Francia para registrar la compañía. El poder notarial debe estar traducido al francés con carácter jurado para poder presentarse ante la notaría francesa.
4. Documentación de identidad de los socios y administradores
Los países suelen exigir traducción de pasaportes, DNI, NIE o visados de residencia, según corresponda.
Ejemplo:
Un empresario serbio que desea constituir una sociedad limitada en España debe presentar traducción jurada de su pasaporte y de su visado de residencia.
5. Informes financieros y balances
Algunos países solicitan que la empresa matriz aporte balances auditados o cuentas anuales. Esto es bastante frecuente cuando se abre una filial o se participa en licitaciones internacionales.
Ejemplo:
Una empresa de software estadounidense quiere expandirse a Brasil. La autoridad brasileña exige los estados financieros auditados de los últimos dos años, traducidos al portugués de Brasil.
6. Contratos y acuerdos societarios
Los pactos entre socios, contratos de joint venture o acuerdos de inversión también deben traducirse para ser válidos ante autoridades locales.
Ejemplo:
Un fondo de inversión de Emiratos Árabes decide invertir en una startup española. El pacto de socios, redactado en inglés, debe traducirse al español para inscribirse en el Registro Mercantil y tener validez en España.
7. Licencias y permisos
En función del sector, puede ser necesario traducir licencias profesionales, permisos de importación/exportación o certificaciones técnicas.
Ejemplo:
Una empresa de alimentación francesa abre sede en Méjico. Debe traducir al español mejicano sus certificaciones de seguridad alimentaria para obtener el permiso sanitario local.
Diferencias de traducciones según jurisdicciones
No todos los países exigen los mismos documentos ni el mismo nivel de formalidad en las traducciones.
- Unión Europea: generalmente, es necesaria la traducción jurada al idioma oficial del país donde se constituye la empresa.
- Estados Unidos: depende del estado. En muchos casos basta con traducción certificada por traductor acreditado.
- Latinoamérica: países como Méjico, Chile o Argentina requieren traducción jurada realizada por un traductor público matriculado en el país.
- Asia: Japón y China tienen requisitos específicos. En algunos casos piden que las traducciones estén validadas además por notario o embajada.
Diversos ejemplos de inversores internacionales
Caso 1: Startup tecnológica europea en EE.UU.
Una startup española de Big Data decide constituir una filial en Iowa. Necesitan traducir:
- Estatutos sociales de la empresa española.
- Certificado del Registro Mercantil.
- Poder notarial otorgado al abogado estadounidense.
Caso 2: Empresa de moda italiana en Japón
Una compañía de moda italiana abre sucursal en Tokio. Tiene que traducir:
- Balances financieros de los últimos dos años.
- Escritura de constitución de la sociedad italiana.
- Pasaportes de los administradores.
Caso 3: Inversor brasileño en España
Un empresario brasileño crea una sociedad limitada en Madrid. Documentos a traducir:
- Pasaporte y visado de residencia.
- Certificado de vigencia de su empresa en Brasil.
- Poder notarial otorgado al representante legal en España.
No te olvides de…
Para evitar una ralentización en la constitución de tu proyecto empresarial en otro país presenta siempre y en plazo traducciones juradas. Recuerda que, en la mayoría de los casos, aquellas que no lo son carecen de validez legal.
Los anexos de contratos, poderes o balances también debes traducirlos ya que son importantes. El traductor que contrates debe conocer la normativa local, así como los idiomas oficiales pues, por ejemplo, un documento traducido al catalán no será admitido en el Registro Mercantil central de España, que exige castellano.
Como emprendedor internacional debes asegurarte de conocer bien desde el principio cuáles son los documentos a aportar que necesitan traducción jurada; pedir varias copias originales; planificar el tiempo que te va a llegar la gestión y su coste; ponerte en contacto con la cámara de comercio local para obtener una información más completa.
Si sigues estas recomendaciones la tramitación de tu gestión será más ágil, evitando paralizaciones innecesarias que alarguen en el tiempo todo el proceso.
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